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2007年3月7日更新
こんにちは。
最近「デザインソフトの操作が出来て、更にエクセルの関数が使える人を紹介して。」というご依頼をいただくようになりました。
詳しくヒアリングしてみると、どうやらデザインソフトをバリバリ操作できる元DTPデザイナーや、メルマガをガンガン書けるライターさんの中にはOfficeソフトの基本操作があやうい方も結構おられるようなのです。ただ「エクセルのVlookupだけ実務経験がある人。」だけでは全体では出来る業務範囲がせまくなってくるので、ウェブの知識があって、追加でというお話になるようです。
エクセルの関数で頻度高く使うものに関しては、習得に時間がかかりませんし、実務経験もそれほど必要ではありません。
でしたら、今いるスタッフさんに操作を覚えていただくのはいかがですか？
「え！？エクセル苦手・・・。」とアレルギー反応を出される前に、一つだけでも関数をマスターしていただきましょう！
今回は、ネット業界でよく利用されているVlookup関数をご紹介します。
Vlookup関数を使うのは何をどうするため？
Vlookup関数は、１つのセルを入力したら「指定した場所に指定された数値や文字が入力される」計算式です。
例）下の表では、商品番号（クリーム色）を入力すると商品名など（水色部分）が表示されるように予め設定しています。
見積書などを作成する場合、商品番号と数量さえ入力すれば、あとは自動でデータが表示されるので入力ミスが減ります。
多くの項目をチェックする手間もなくなりますので非常に業務効率が上がりますね。
・・・というように、こうした機能があることを知ったとき、今ミス率が高い業務や、時間がかかっている業務をどうしたいか考えてみましょう。
見積書、納品書、請求書、DM送信宛名ラベルの印刷、などまずどの資料や業務で活用したいか書き出しましょう。
データベースのマスターをつくる！
どの業務や資料でVlookupを活用したいか確認したら参照元となるデータベースをつくりましょう。
データベースといっても何も難しいことはありません。
たとえば、商品のデータベースをつくるとき、１行の中に商品に関係するデータが入力されていればいいのです。
参照元のデータベースが間違っていると、関数で活用しても間違った結果になりますので、ダブルチェック、トリプルチェックをしておきましょう。
また価格変更や仕様変更、など変更があった場合は、必ず即反映させるように会社内でルール決めをしておくことも大切です。
フォーマットを作ろう！
参照元のデータベースが出来れば、あとは見積書のフォーマットや請求書のフォーマットをVlookup機能を使ってつくるだけです。
Vlookup機能を使って、どのセルにどのデータ（参照元の商品名とか、単価という意味）を表示させるかについては、このようなわかり易いサイトもありますのでご参照ください。
http://www.excel.studio-kazu.jp/lib/e1tw/e1tw.html
下部の図↓は、クリーム色のセルがVlookupの設定の「検索値」です。
（1）クリーム色を入力すれば、水色部分はVlookup機能で自動入力されます。
（2）引合いの内容で数量を入力すれば、予め計算式を入れておいたピンク部分が計算され、
見積書が完成します！
今日からはじめられる「To do」
それでは、今日からはじめられる3つのルールです。
（1） ミスが多い、時間がかかっている資料作成業務をリストアップしよう。
（2） (1)に必要な参照元のデータベースをエクセルでつくろう！
（3） 見積書など必要な資料のフォーマットをVlookupを使ってつくってみよう。
＊追加：これで「エクセルの関数って簡単だな。」と思っていただき、別の関数も時間のあるときに研究していただきましょう♪
今回も最後までお読みいただきどうも有難うございました。
次回もどうぞよろしくお願いいたします。