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2006年10月11日更新
こんにちは！そろそろ年末商戦の準備の時期になってきましたね。日頃から多忙な毎日を送るネット業界のみなさまが、さらーに、時間が足りなくなってくるのがこの季節ですね。
この業界は経営幹部や管理職であっても、自らが現場を仕切っている方が多いため、
・部下や後輩の面倒を見る管理職
・売上アップに関する一切の仕切りをするプレイヤー
などとやるべきことが山積みになりつつあるのではないでしょうか。
にもかかわらず、自分自身がやるべきことに集中しようとすると部下や後輩からタイミングの悪いダラダラとした報告や相談をうけるということはありませんか。
その質問、今じゃないとダメ？というタイミングで聞いてくる部下達、「どうすればいいでしょうか。」と丸投げで何も調べず、考えずに聞いてくる後輩。余裕のある時期ならまだ対応可能でも、この時期に今までと同じスタンスで質問されたらたまったものではありません。
そんなとき、ちょっとしたルールを部下や後輩との間で決め、質問力を少しアップさせるだけで事態を好転させることができます！今日から出来る3つのポイントをご紹介します！
今、よろしいでしょうか。と必ず聞いてもらうこと
自分に分からないことがあれば、どんなタイミングでも聞いてくる部下達。
「集中したいのにぃーーー。」と考えることが日常多いみなさん。
こうした体験をしているということは、「質問や相談をするときちんと対応してくれる頼れる上司」と部下から慕われているということなので少し喜んでおきましょう。
ただし、自分がハッピーに仕事に集中できる時間をもつために、かわいい部下の皆さんに、
「今、よろしいでしょうか、○○の件です」とまず聞いてもらうようにルールを守ってもらいましょう。
おおまかなテーマを聞けば、会社として仕事を進める上での優先順位が把握できます。全体の進捗の中で緊急度が低ければ判断して、「○時間後でもいい？」と相手に返答することが出来ます。
ちょっとしたことです。ちゃんと分かった部下や後輩は言わなくても聞いてくれることかもしれません。ただ、全員に徹底することで毎日、ストレスなく仕事を進めていくことができるようになるのです。
質問に対する答えはYES/NOで出来るように
質問や相談内容がいつまでたってもまとまりのない後輩をもち、時間のないときに「で、ポイントは？」と思わず聞いてしまったことはありませんか。
そして「次回は、もっとポイントを押さえて、結論から言ってね。」と言っているにも関わらず、部下に成長が見られず、同じやりとりをしていることはありませんか。
こうした状況になってしまっているとき、残念ながら彼らには「ポイントが何か。」わかっていないということが推察されます。そこで、もう一歩踏み込んだルールを決めましょう。
「Yes/Noで答えられるように質問してください。」
Yes/Noで答えられる質問をするためには、自分の意思や考えをもり込み、提案するしかないのです。
こうしたルールにすることで質問内容はぐっとシンプルになります。また、質問内容を聞けば、部下がどれだけ状況を深く理解し、提案しているかを確認できるというメリットもあります。
同じ質問をされないように、メモの取り方のルールも決めよう。
質問や相談内容で同じことを繰り返される場合があります。これは聞いている本人が、意識して記録を残していない証拠です。もちろん非は本人にありますが、指導する立場としても質問をされたときには、きちんと本人がメモをとっているか確認するようにしましょう。
またよくあることですが、メモをせっかく書いても、
■どこに書いたのかわからない、探すことができない
■後で読み返してもサッパリわからない
という状況に陥る、困った部下や後輩がいるものです。メモをとっているにも関わらず、同じ質問や相談を繰り返す部下は恐らく、上記のような状態になっています。
その場合、書いたメモを整理することも教えた方がいいですね。ただノートに書くだけでなく、書いた後、ページをちぎって関連項目ごとに、クリップ止めするでも十分検索性は高まります。
今日からはじめられる「To do」
今日は「そんなの当たり前に出来るべきことじゃないの!?」ということをご紹介しました。当たり前なのですが、自分に余裕がないとこうした対応にできるスタッフは少ないものです。
会社がもっと多忙になり、余裕がなくなる前に、ちょっとしたことを社内のルールにしてコミュニケーションが円滑にすすむような仕組みをつくっておきましょう。
それではおさらいです。今日からはじめられる3つのルール。
(1)「今、よろしいでしょうか。」と質問や相談前には必ず聞いてもらう。
(2)質問は「Yes/No」で出来る限り返答できるようにしてもらう。
(3)確認したメモはあとで検索できるように記録し、保管してもらう。
上記が定着してくれば、部下の考察力、提案力もアップしてくるはずです。楽しみにしておきましょう。
今日も最後までお読みいただきどうも有難うございました。
次回もどうぞよろしくお願いいたします。
著者プロフィール
| 名前 | とこ みゆきhappy@supotant.com ※著者に直接問い合わせをする際は、お名前、会社名、サイトURLなどを明記してください。 |
|---|---|
| 会社 | サポタント株式会社 |
| サイト | http://www.supotant.com/ |
| 執筆中コラム | 社長に聞きました！わが社“ならでは”のスタッフ＆チーム強化術 |
| 略歴 | 2003年サポタント設立。ネット専門スタッフ派遣業とネットセミナー開催のため東京・名古屋・大阪で活動中。 |
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