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2006年9月1日更新
こんにちは！とこです。
毎日の仕事の風景を少し思い出してみてください。
パソコンの前にすわり仕事をしていると、まるで竜宮城にいるように、
気がつけば「あ、もうお昼？」
そして気がつけば「え？もう夜の9時ーー？、殆ど今日の仕事が終わってないのにぃ？？？」
そんなことはありませんか？
今日はそんな皆さんに是非、トライいただきたい「キッチンタイマーをつかった集中法」を紹介します！
現在、業務時間を数値で把握していますか？
たとえば、
・メールマガジンを書くとき
・バナーをつくるとき
・企画ページをつくるとき
・PPC広告を出稿するとき
・梱包＆発送業務をするとき
みなさんは、○時までに終わらせる！と決めてとりかかっていますか？
「時間だけではなく、品質も大切だからバランスを見ながらやってます。」という方。
ひとつの業務が15分長くかかったとすると、業務の種類が10個あれば150分。
2時間半も多くかかってしまうことに気づいていますか？
もちろん品質も大切です。
だったら、業務時間と見直し（＝ブラッシュアップ）の時間を新たにつくればいかがでしょうか？
限りある時間の中で業務をやりきれない（＝時間管理ができない）と、長時間労働の毎日が続くばかりです。
これではリフレッシュする時間も、自分を高めるための時間もどんどんなくなっていきます。
集中する時間をもうけるなど、メリハリをつける仕事法で、
今の仕事をもっと楽しく続けられるようにしたいと思いませんか？
時間のメリハリをつけるための強力助っ人＞キッチンタイマー
そこでご紹介したい強力アイテムが、「キッチンタイマー」です。「携帯電話のアラームを使えばいい。」という方はアラームでも結構です。ただ実際に使ってみて比較すると、キッチンタイマーの方がシンプルかつ、使いやすいことがお分かりになると思います。
使い方は簡単です。
特に「時間がかかりがちな業務」をはじめるときに、完了時間を決め、キッチンタイマーで計るだけです。
ただし。ポイントが2つあります。
(1)30分以上の単位はつくらないこと
もし全部で30分以上かかりそうな業務の場合は、細かくステップをつくってください。
たとえば、今から企画１ページを２時間でつくるとします。
1)15分でスケッチ
2)15分で必要な写真を選定
3)30分でパーツをPhotoshopで作成
4)30分でコーディング
5)30分でアップロードとリンク切れなどの確認
というように作業を決めて、ステップの完了目標時間にアラームが鳴るようにするのです。
1)-5)の時間を意識して仕事をすると、もし各ステップで３分延長ずつしただけでも、全体で15分押しで全体の業務を完了することができます。
この３分を２分→１分というように短くしていけば、今まで２時間ではなかなか完了できなかったページ制作ができるようになるのです。
(2)１日でする全部の業務を計らないこと
過去の経験からですが、１日中、キッチンタイマーが鳴っていると、慣れてしまってまた業務効率が下がる傾向になります。まずは、「時間を短縮したい業務」を決め、１日の部分、部分で活用するようにしましょう。
自分の仕事スピードがわかれば、チームワークも高まります！
自分の仕事のスピードを知らなかった皆さんも、キッチンタイマーで、大体、自分が「ある業務をするために必要な時間」がわかってきます。自分が30分でやっていることを隣の席のAさんが、15分でできるということを知れば、どうすれば15分でできるのか工夫することを考えたり、具体的な内容レベルで情報交換することができます。
こうしてチームとしての業務効率が上がっていくのです。
そして、今まで自分の処理能力以上の仕事を引き受けた結果、時間がかかりチーム全体に迷惑をかけていた人は、時間の見積もりがしやすくなるため、仕事を頼まれたときに、具体的に○時までかかるけれど大丈夫ですか？など完了予定時間を知らせることができます。
結果、チーム全体としての業務量の振分けを見直すいい機会にもなります。会社として、今まで「○時になったのにどうしてできていないんだ！」という状況がこうしたちょっとしたことから無くなっていくのです。
今日からはじめられる「To do」
(1)キッチンタイマーを買ってきましょう。最近は、市販でいろいろな種類、形、音のものが販売されています。仕事が楽しくなるような「タイプ」のものを是非購入してみてくださいね。
(2)今までとくに不得意、時間がかかると思っている業務を選び、時間をステップ毎に区切ってキッチンタイマーではかります。
(3)(2)の時間で終わらない場合には、3分延長してその時間でやりきるように努力しましょう。
「ピピっ」と鳴るキッチンタイマーがあるだけで普段の何倍もの集中力が出てくるので驚きです！
是非、やってみてくださいね。
さて次回は、注文件数が多く、人数が少ないネットショップさんの「定時で帰れる秘訣」をご紹介します！
お楽しみに♪
著者プロフィール
| 名前 | とこ みゆきhappy@supotant.com ※著者に直接問い合わせをする際は、お名前、会社名、サイトURLなどを明記してください。 |
|---|---|
| 会社 | サポタント株式会社 |
| サイト | http://www.supotant.com/ |
| 執筆中コラム | 社長に聞きました！わが社“ならでは”のスタッフ＆チーム強化術 |
| 略歴 | 2003年サポタント設立。ネット専門スタッフ派遣業とネットセミナー開催のため東京・名古屋・大阪で活動中。 |
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