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2006年11月8日更新
インターネットショップは、オーダーがWeb経由で入る通販事業。
つまり、他のTVやカタログ通販と同じく、納品書や請求書、ピッキングリストなどの「紙」を大量に使う業態です。しかも大切な個人情報が記載されているものが多いため、きちんとファイリングし、管理しなくてはいけません。
一度、みなさんの会社の棚を見てみましょう（ドキドキ）。
「 ……。」と絶句なさった皆様。今日は色を使った簡単ファイリング法を紹介します。
遠くの棚を見たときに、文字・色どちらが探しやすい？
みなさんが新人スタッフさんに以下のように指示したとします。
(1)背表紙に○○と書いたファイルを持ってきて。
(2)赤いファイルの中で背表紙に○○と書いたものを持ってきて。
どちらがはやく、間違えなく持ってくる可能性が高いと思いますか？
(2)ですよね。
では、
(1)このファイルを○○ファイルのそばにしまって。
(2)このファイルを赤い○○ファイルのそばにしまって。
と指示したらいかがでしょうか。
(2)ですよね。
スタッフの立場からすれば、(2)が簡単なので、きちんとファイルが整理される可能性が高まります。文字は読まないといけませんが、色は一瞬で認識することができます。もし、背表紙の文字をきちんとタイプする時間がないという状態なら、まずファイルの種類によって、色を変えるようにしましょう。
会社で使う色についてルールを決めよう、ただしごく簡単に。
色については、ファイルだけでなく会社全体として使う色を決めておくと、さらに便利です。
例えば、「青＝受注に関係するもの」、と決めると、書類をとじるファイル以外にも、
・受注について指示をいただきたいことを書くポストイットは青
・押印いただくために入れるクリアフォルダも青
というように統一していれば、上司も青色を見れば、一瞬で「受注関係」というように判別することができます。
あまり沢山の色を使いすぎると、覚えきれないので、3-4種類をよく使う業務や緊急度などで決定して、その他の色を1色決めることからはじめましょう。
最近は、カラフルな文具がリーズナブルな価格で手に入るようになりました。ただ単に、楽しい、だけでなく、カラフルな文具を目的別に使ってみましょう。
カギ付きのキャビネットに保管すべき個人情報が記載されている書類は「緑」関係で統一とすると、会社を出るとき、緑がキャビネットの外に出ていないか、ざっと見回すだけでチェックが完了します。
ちなみにサポタントでは赤は「緊急」と決めて、赤いポストイットには緊急事項を書くようにしています。赤を使えば、わざわざ「緊急」と書かなくてもいいので、大変便利です。
色は固めて、置く・貼る・重ねる。
色が決まれば、固めて保管することを意識すれば、さらに効果的です！
著者プロフィール
| 名前 | とこ みゆきhappy@supotant.com |
|---|---|
| 会社 | サポタント株式会社 |
| サイト | http://www.supotant.com/ |
| 略歴 | 2003年サポタント設立。ネット専門スタッフ派遣業とネットセミナー開催のため東京・名古屋・大阪で活動中。 |
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